Parva realizza con successo la trasformazione della fatturazione elettronica per una compagnia assicurativa globale

Una compagnia assicurativa globale, operante su molteplici mercati europei e internazionali, si è trovata di fronte a una crescente pressione normativa per adottare la fatturazione elettronica strutturata (e-invoicing). Con l’espansione rapida degli obblighi normativi — in particolare in giurisdizioni europee chiave — l’azienda necessitava di un partner affidabile per guidare il progetto di modernizzare dei propri processi di fatturazione, garantire la piena conformità e minimizzare le interruzioni operative.

Parva è stata scelta per la sua profonda conoscenza normativa e per la capacità di realizzare trasformazioni complesse in settori altamente regolamentati come quello assicurativo.

L’assicuratore gestiva alti volumi di fatture B2B, B2C e B2G distribuite su oltre 8 sistemi e molteplici aree geografiche. La direttiva 2014/55/UE e lo standard europeo EN 16931 stabiliscono che, entro il 2030, i processi di fatturazione tradizionali basati su carta e PDF dovranno essere sostituiti dalla fattura elettronica. Queste normative richiedevano formati di dati strutturati, rendicontazione in tempo reale o quasi reale, e l’integrazione con piattaforme o reti nazionali (come i sistemi basati su Peppol). Il mancato rispetto di tali requisiti comportava il rischio di sanzioni, interruzioni dei flussi di cassa e ripercussioni reputazionali in un settore in cui accuratezza e prontezza agli audit sono fondamentali.

L’assicuratore aveva già condotto una gara d’appalto (RFP) e selezionato un nuovo fornitore che sarebbe stato utilizzato in tutti i diversi Paesi.

Le principali criticità includevano:

• Molteplici software finanziari in uso all’interno dell’organizzazione
• Necessità di un’integrazione scalabile con molteplici piattaforme delle autorità fiscali
• Tempistiche serrate dettate da obblighi specifici per ciascun Paese
• Ogni Paese presentava requisiti propri in materia di fatturazione elettronica, per cui il software doveva essere adattato di conseguenza

Parva ha collaborato a stretto contatto con i team finance e IT dell’azienda per supportare l’implementazione di una soluzione completa di fatturazione elettronica. Il progetto ha seguito un approccio strutturato e suddiviso in fasi:

• Valutazione e pianificazione: analisi approfondita dei flussi di fatturazione esistenti, del panorama dei sistemi e dei requisiti normativi nei Paesi operativi.
• Progettazione e integrazione: implementazione di funzionalità di fatturazione elettronica automatizzate e strutturate, con un’integrazione ERP senza soluzione di continuità, a supporto di formati standardizzati e canali di trasmissione sicuri, assicurando che ogni Paese disponesse delle funzionalità necessarie
• Testing e validazione: pianificazione rigorosa (creazione di oltre 100 user story) e monitoraggio di testing end-to-end, inclusa la validazione di conformità rispetto ai relativi schemi e reti nazionali.
• Go-live e riconciliazioni: implementazione graduale con tempi di inattività minimi, seguita da un supporto di hyper-care.
  Poiché la fatturazione elettronica rappresentava un concetto relativamente nuovo in molti Paesi, i fornitori commettevano spesso errori di invio. Per affrontare questa sfida, Parva ha sviluppato una serie di strumenti di riconciliazione progettati per ridurre al minimo il numero di fatture orfane e migliorare l’accuratezza dell’elaborazione.

L’implementazione della fatturazione elettronica in tre Paesi principali è stata completata con successo, ottenendo risultati solidi su tutte le dimensioni misurate:

• Rispetto dell’ambito: il software è stato implementato nel rispetto delle scadenze normative. Il team ha inoltre supportato il cliente nella creazione di oltre 100 user story per il testing UAT. 
• Qualità e conformità: Parva ha predisposto molteplici strumenti di riconciliazione per ridurre il numero di fatture orfane. Inoltre, questo strumento avrebbe aiutato il team di comunicazione a identificare i mittenti non conformi.

Grazie alla collaborazione con Parva, la compagnia assicurativa globale ha trasformato una necessità di conformità in un vantaggio strategico. La soluzione non solo ha garantito il rispetto degli obblighi vigenti in materia di fatturazione elettronica, ma ha anche posizionato l’organizzazione per una maggiore efficienza operativa, costi ridotti e controlli finanziari più solidi.