Tenuta della contabilità

Attività e criticità operative comuni

Storicamente i gestori dei FIA hanno spesso operato con fogli di calcolo, date le peculiarità delle proprie strutture d’investimento, e nella convinzione che questo fosse l’unico modo di mantenere il completo controllo e monitoraggio dei propri investimenti. Ancora oggi tali supporti sono considerati il miglior strumento di gestione della propria operatività, considerata la sua flessibilità e familiarità d’uso, forte anche del ridotto numero di partecipanti ed operazioni tipiche di un fondo chiuso.

Tuttavia, l’esperienza insegna che qualunque foglio di calcolo gestito manualmente, con o senza automazioni/macro, seppur con costanti backup, non può essere considerato sufficientemente solido e scalabile all’aumentare delle masse gestite, di facile gestione e consultazione dello storico, e soprattutto adeguato in termini di sicurezza e contingency.

Con il passare degli anni alcuni player si sono affidati ad outsourcer amministrativi per la tenuta della contabilità, ma in molte occasioni le operazioni registrate dagli outsourcer nei propri sistemi non sono altro che lo “specchio” di quanto registrato e manutenuto dalla società di gestione nel foglio di calcolo che costituisce sempre il punto di riferimento madre, creando evidenti duplicazioni operative e di costo (limitando, a volte, al minimo l’utilizzo delle funzionalità offerte dai vari outsourcer e dai loro supporti informatici).

Anche in caso di utilizzo di un outsourcer tecnico ed operativo, risulta critica l’alimentazione dello stesso che spesso avviene tramite l’invio via email di fogli di calcolo non standard, non omogenei e quindi diversi tra singoli fondi gestiti, non automatizzati né validati (il concetto di 4-eyes validation in un foglio di calcolo non è per ovvi motivi applicabile in maniera strutturale), con il risultato che nascono necessariamente troppe interazioni che sono time-consuming in quanto richiedono continui controlli e riconciliazioni superflue (a volte necessarie per comprendere e gestire il contenuto delle eccezioni).

Potenziali soluzioni

In molti casi i gestori possono avere la tendenza a sottovalutare alcune funzionalità già presenti sul mercato presso i vari fornitori di servizi. La tenuta della contabilità di un fondo chiuso ha molti tratti comuni con la contabilità industriale, vista la presenza di tutta una serie di servizi ancillari assenti nella gestione dei fondi comuni aperti (per fare un esempio, le valutazioni degli asset oggetto d’investimento da parte di esperti indipendenti, che quindi emettono e stornano fatture come in un’azienda del settore primario, oppure i versamenti tramite F24 di IMU ed imposte di registro tipiche dei fondi immobiliari).

In questo caso si ridurrebbe la complessità e macchinosità dei processi, i rischi associati e i relativi costi.