Fondi d’investimento alternativi: pre-closing e closing, data room e client onboarding

a cura di Christian De Angelis e Max Renzulli

Nella nostra rassegna sui fondi d’investimenti alternativi abbiamo visto quali sono le attività operative comuni che vediamo sul mercato presso i nostri clienti, focalizzandoci sulla tenuta della contabilità e calcolo del NAV. Oggi analizziamo quali sono le criticità tipiche della fase di pre-closing e closing e le possibili soluzioni.

Pre-closing e data room


Attività e criticità operative comuni

Un’attività cruciale nella fase di pre-closing è la gestione della documentazione da/verso gli investitori. Senza raccolta fondi, nessun investimento può essere realizzato, ed è per questo che le attività di pre-funding e fund-raising devono essere svolte in maniera lineare, efficiente e soprattutto trasparente agli occhi degli investitori.

Oggi molte società d’investimento operano attraverso un modello basato su un continuo scambio di email e/o PEC con i propri potenziali investitori, fornendo la documentazione che espone l’idea di business con l’indicazione del range di capitale necessario alla messa a terra della stessa ed ogni altra informazione sulla strategia di investimento. Questo modus operandi è certamente poco efficiente, poco client-friendly, ed ha anche la pecca di non avere un repository centrale digitalizzato ad accesso comune e riservato per l’archiviazione e conservazione della documentazione fornita e per la sua evoluzione, includendo lo stato di avanzamento delle sottoscrizioni. L’informatizzazione di tale interscambio sarebbe prodromica alla digitalizzazione dell’onboarding del cliente (inclusivo del servizio di firma digitale e condivisione dei documenti personali informatizzati).

Potenziali soluzioni

La soluzione più immediata è la digitalizzazione dell’intera fase di pre-closing attraverso l’adozione di una “data room” (ad accesso limitato e segregato) funzionale a tutta la fase di raccolta (la preparazione e la distribuzione del materiale di marketing, la condivisione dell’information memorandum, le comunicazioni relative agli incontri con i potenziali investitori, la preparazione della documentazione legale), a cui poter affiancare contatti dedicati agli investitori più esigenti (chat personalizzate o video chat) tipiche dei migliori servizi di advisory.

I clienti che non hanno la necessaria capacità tecnologica implementativa possono valutare e confrontare le soluzioni offerte dai fornitori di servizi specializzati, alcune già disponibili sul mercato, altre in fase di sviluppo.

La presenza di una data room dà valore alla società di gestione, che può accrescere la propria percezione sul mercato come player che investe nella “Client Experience”.


Closing e client onboarding


Attività e criticità operative comuni

A valle dell’attività di pre-closing, il potenziale investitore che abbia deciso di partecipare all’idea di business sottoscrive il commitment e la società di gestione effettua il suo onboarding con relativo questionario MIFID per le procedure di KYC e AML.

Oggigiorno queste attività vengono svolte in maniera poco automatizzata, attraverso la condivisione via email/PEC della documentazione necessaria alla sottoscrizione. In particolare, la fase di closing e client onboarding è quasi sempre scollegata dalla fase di pre-closing, per cui la maggior parte delle informazioni già ricevute e trascritte sui documenti precontrattuali devono essere richieste di nuovo all’investitore a tal fine. Il processo è evidentemente time-consuming per il cliente e per l’SGR stessa.

Potenziali soluzioni

Le fasi di closing e client on-boarding possono essere digitalizzate in maniera similare rispetto a quanto fatto per la fase di pre-closing.

Il client portal (con la sua data room) diventa quindi il punto di contatto tra investitore e società di gestione, in cui il partecipante può integrare i dati personali già inseriti, compilare ed aggiornare i vari subscription form richiesti dal gestore (i.e. MIFID, …), firmandoli digitalmente ed archiviandoli in un repository centralizzato, indicizzato ed interrogabile in real time, anche in ottica di eventuali interazioni con le autorità di vigilanza.

Da ultimo, il client portal rappresenta la piattaforma unica di condivisione della reportistica, personalizzata per singolo investitore, che vedremo in un prossimo post.

Come Parva Consulting stiamo lavorando ad una serie di progetti in tale ambito.

Se riconoscete la vostra società negli esempi che abbiamo portato dalla nostra esperienza, siamo pronti a discutere le vostre esigenze con il nostro team!

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