Le complessità finance in una migrazione dei sistemi informativi nel mondo del credito

di: Alexandra Roncalli

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Garantire il presidio degli aspetti finance in una migrazione di sistemi informativi è un tema centrale nel cambiamento: contabilità, bilancio e informativa finanziaria in genere non sono solo obblighi, ma anche indicatori di affidabilità, che si basano su una parola chiave: integrazione

La migrazione dei sistemi informativi di un istituto bancario o finanziario è un processo complesso e strutturato, che richiede la messa in campo di competenze specifiche da parte di tutti gli attori coinvolti. Sostenere la buona riuscita di un progetto di migrazione nel mondo del credito ed in un contesto internazionale comporta l’esposizione a tre macro issue:

1 L’integrazione della regolamentazione locale nei sistemi internazionali

 

All’interno di un ambito internazionale risulta cruciale garantire la compliance dei sistemi target alla normativa locale. Sistemi informativi esteri potrebbero, infatti, non essere, del tutto o in parte, disegnati per soddisfare la regolamentazione locale, come le segnalazioni di Vigilanza e Centrale Rischi a Banca d’Italia o la legge Usura (legge 7 marzo 1996, n. 108).

In tale circostanza, è necessario, innanzitutto, avere ben chiari gli obblighi regolamentari che un istituto di credito è tenuto a rispettare ed il relativo quadro di riferimento normativo. A partire da una forte conoscenza nel campo, è possibile poi procedere con la valutazione dei sistemi informativi scelti: quali regolamentazioni sono soddisfatte e quali no, quali sono le principali limitazioni di tali sistemi e quali le possibilità di ulteriore configurazione/perfezionamento. A seguito dell’analisi dei sistemi informativi target e della definizione di quali siano le relative carenze in termini regolamentari, è fondamentale prendere in considerazione l’opportunità di esternalizzare la generazione e gestione di tali flussi informativi finalizzati al rispetto delle normative vigenti. In particolare, qualora il sistema informativo target sia caratterizzato da poca flessibilità e possibilità di personalizzazione, qualora la best practise lo suggerisca come soluzione ottimale, o, più in generale, qualora il costo di implementazione nel nuovo sistema sia più alto del beneficio ricavato dal mantenere all’interno del sistema stesso la conduzione ed il controllo di questo segmento di informazioni, potrebbe essere opportuno porre in essere delle strutture di repository, dove raccogliere storicizzare i dati richiesti, e di ETL (extract, transform, load processes), esterne ai sistemi informativi, che possano reperire le informazioni necessarie dagli stessi ed elaborarle al fine di produrre i flussi informativi richiesti dalla normativa, nell’adeguato rispetto di quanto indicato all’interno della stessa.

Seguendo tale approccio è possibile rendere conformi alle necessità normative i sistemi target, mantenendo ridotto un eventuale intervento di integrazione/configurazione degli stessi e realizzando delle strutture di riconcilazione, che permettano, anche, di validare la qualità degli aggregati di informazioni generati ai fini di reporting.

Si dimostra, inoltre, essenziale instaurare un’ottima relazione lavorativa con team di lavoro provenienti da una differente cultura contabile e finanziaria, i quali dovranno realizzare questi interventi tecnici di estrazione e manipolazione dei dati ai fini del rispetto delle regole fissate.

2 L’integrazione dei sistemi verticali con i sistemi di sintesi

La seconda tematica da affrontare è legata all’integrazione dei sistemi verticali con i sistemi di sintesi.

Più precisamente i sistemi verticali sono sistemi che gestiscono i diversi prodotti bancari e finanziari, come ad esempio i conti correnti, i mutui, i prestiti, il leasing, gli sportelli e così via.

I sistemi di sintesi, invece, sono sistemi che, a partire dalle informazioni dei sistemi verticali, producono le informazioni finanziarie aggregate sia per fini di regulatory reporting e bilancio, sia per facilitare il processo di pianificazione e controllo (CoGe, Bilancio, etc..).

Secondo un’impostazione tradizionale, ogni sistema “verticale” contribuisce informazioni ai diversi sistemi di sintesi.

Il rischio di incongruenze, in questo modello, è piuttosto elevato.

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Nell’ambito di una migrazione di sistemi informativi scaturisce l’esigenza di realizzare un’area di trasformazione, area che raccoglie le informazioni dai diversi sistemi verticali, le normalizza, definendo un deposito di dati unico (un repository, o un data mart), e poi le distribuisce ai diversi sistemi di sintesi, garantendo la coerenza tra le informazioni rappresentate in contabilità/bilancio, matrice dei conti, sistema di gestione del rischio, controllo di gestione e qualsiasi altro sistema che rappresenta informazioni finanziarie ad un livello di aggregazione sintetico.

3 L’integrazione delle informazioni, tra passato e futuro: il momento centrale della migrazione

L’ultimo aspetto critico da considerare in ambito di migrazione riguarda la riconciliabilità delle informazioni provenienti dai sistemi informativi mittenti (vecchi sistemi) con le informazioni trasferite nei sistemi informativi target (nuovi sistemi).

I sistemi mittenti gestiscono informazioni che dovranno migrare sui sistemi target e la migrazione non riguarda solo i contratti in essere, ma anche le evidenze inventariali e contabili. Alla data di migrazione sarà, quindi, necessario che i rapporti e le relative informazioni siano trasmessi ai nuovi sistemi verticali e che la contabilità generale mantenga continuità sui sistemi target.

Per favorire una corretta migrazione contabile risulta, pertanto, determinante analizzare nel dettaglio il piano dei conti dei sistemi mittenti e confrontarlo con quello dei sistemi target, in quanto spesso i due piani dei conti (vecchio e nuovo) non hanno la medesima struttura ed è necessario effettuare un lavoro di riconciliazione tra i due. Infatti, è possibile che più conti vecchi saranno associati ad un conto nuovo (n:1) oppure un conto vecchio a più conti nuovi (1:m) e complessivamente lo schema di riconduzione sarà del tipo “n:m”.

La contabilità rimane, però, comunque unica e questo impone la necessità di aprire un set di conti transitori (conti di migrazione) che serviranno per facilitare il trasferimento dei saldi contabili dei vecchi conti in quelli nuovi.

In generale lo schema di migrazione è di seguito rappresentato:

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Il successo di una migrazione è misurabile dalla coerenza delle informazioni contabili tra “vecchio” e “nuovo”, senza la quale tutto il processo si mostra fragile.

Per garantire questa coerenza è necessario utilizzare competenze tecniche, organizzative e una visione che, per usare un’ultima volta la parola chiave, rappresenta l’integrazione tra conoscenze di settore e comprensione delle architetture generali dei sistemi, senza trascurare l’attitudine a rimuovere le barriere nella comunicazione tra persone differenti, in paesi differenti, con competenze differenti.

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