Fondi d’investimento alternativi: attività operative comuni, criticità e potenziali soluzioni

Attività e criticità operative comuni

Facciamo ora un focus di maggior dettaglio sulle principali attività operative che rappresentano i singoli ingranaggi dell’operating model.

1. Tenuta della contabilità e calcolo del NAV

Oggigiorno non è raro imbattersi in società di gestione che fanno affidamento su fogli di calcolo per gestire la contabilità e calcolare il NAV dei proprio fondi. L’utilizzo di un outsourcer amministrativo si concretizza a volte nella mera registrazione degli input comunicati dal proprio cliente (uso limitato delle funzionalità disponibili).

2. Pre-closing, data room, client onboarding

Presso molti nostri clienti una fase importante ma ancora pressoché manuale è quella della fornitura pre-closing della documentazione cartacea o via email dei documenti che descrivono la strategia del fondo ed il monitoraggio e gestione delle sottoscrizioni. Notiamo l’assenza di una data room digitale per la condivisione della documentazione, un onboarding manuale in caso di sottoscrizione del commitment e l’assenza di un vero client portal per il monitoraggio dei propri investimenti e la gestione dei richiami e delle distribuzioni proventi. Una data-room che digitalizzi tale processo potrebbe essere un vero vantaggio competitivo.

3. Gestione partecipanti e comunicazioni agli investitori

La gestione delle capital call, equalizzazioni, draw-down e distribuzioni proventi sono attività spesso amministrate manualmente per molte società di gestione (tramite fogli di calcolo). A queste si aggiunge la problematica della comunicazione agli investitori, che spesso sono ancora create, firmate ed inviate manualmente.

4. Pagamenti automatici

I pagamenti a seguito di distribuzioni di capitale e proventi spesso non sono istruiti automaticamente, quanto piuttosto elaborati manualmente in fogli di calcolo e quindi trasmessi via email alla banca depositaria. A volte l’assenza di un database partecipanti digitalizzato ed aggiornato costantemente in maniera strutturale obbliga gli uffici operativi ad un controllo dispendioso in termini di risorse impiegate ed anche rischioso (come nel caso di applicazione della tassazione per profilo/cliente).

5. Reportistica

La produzione della reportistica è un’attività time-consuming anche perché l’esperienza insegna che ogni investitore potrebbe aver bisogno di un tipo di rendicontazione differente, da veicolare al proprio interno (spesso in caso di clienti istituzionali). Contenuto e forma personalizzati impongono un’operatività manuale che l’outsourcer amministrativo spesso non è disposto ad implementare se non dietro un corrispettivo generalmente consistente.