Gestione partecipanti e comunicazioni agli investitori

Attività e criticità operative comuni

È comune imbattersi in situazioni in cui la gestione dei partecipanti viene gestita in un foglio di calcolo collegato a quello del NAV, in quanto è spesso considerata attività troppo complessa e non demandabile a software terzi viste le specificità potenzialmente esistenti nella ripartizione delle capital call, nelle equalizzazioni, nei draw-down e nelle distribuzioni proventi. Le prime, infatti, richiedono equalizzazioni e assegnazione delle chiamate di capitale a titolo di parte richiamabile o non richiamabile (con relativi equity bridge), le ultime richiedono l’attribuzione ed il calcolo della ritenuta da applicare secondo le caratteristiche fiscali del soggetto percipiente.

A valle di questa attività, è poi necessario creare le lettere con le comunicazioni agli investitori (veicolate via posta, email/PEC o portale clienti). In molti casi tale funzionalità, a volte importante in termini dimensionali, segue processi totalmente manuali che vanno dalla creazione delle lettere in Word (basata su database partecipanti gestiti dal già citato foglio di calcolo), trasformazione in PDF, firma interna ed invio via posta, email o PEC agli investitori. In alcuni casi questo processo richiede un impegno considerevole di risorse (anche per una corretta 4-eyes validation).

Potenziali soluzioni

Volendo sfatare questo mito, esistono sul mercato molteplici soluzioni software che, oltre a gestire il NAV e la contabilizzazione di tali fondi, in maniera totalmente integrata, gestiscono senza problemi i calcoli di ripartizione delle capital call e delle distribuzioni secondo le regole più disparate, e tali soluzioni prevedono anche la possibilità di implementarne di nuove, custom per il cliente.

Per quanto riguarda le comunicazioni agli investitori, l’intero processo di creazione, firma e trasmissione può essere automatizzato completamente da una soluzione software opportunamente definita che parta dal sistema dei partecipanti precedentemente citato come soluzione tecnologica e si concluda con l’invio delle comunicazioni via email o PEC, o con il deposito delle stesse su un “client portal” dedicato (il tutto è già integrato).