Fondi d’investimento alternativi: gestione partecipanti, comunicazioni agli investitori, pagamenti automatici massivi e reportistica

a cura di Christian De Angelis e Max Renzulli

I fondi d’investimento alternativi in Italia rappresentano un mercato sempre più attraente sia per le società di gestione sia per gli investitori. Entrambi possono infatti operare con una ampia varietà di tipologie d’investimento che però mantengono tratti operativi comuni nella loro gestione quotidiana.

Abbiamo già affrontato il tema della tenuta della contabilità e del calcolo NAV, le criticità legate alla fase di pre-closing e closing. In questo post ci concentriamo sulla gestione dei partecipanti, sulle comunicazioni agli investitori e sulla reportistica.

Gestione partecipanti e comunicazioni agli investitori


Attività e criticità operative comuni

È comune imbattersi in situazioni in cui la gestione dei partecipanti viene gestita in un foglio di calcolo collegato a quello del NAV, in quanto è spesso considerata attività troppo complessa e non demandabile a software terzi viste le specificità potenzialmente esistenti nella ripartizione delle capital call, nelle equalizzazioni, nei draw-down e nelle distribuzioni proventi. Le prime, infatti, richiedono equalizzazioni e assegnazione delle chiamate di capitale a titolo di parte richiamabile o non richiamabile (con relativi equity bridge), le ultime richiedono l’attribuzione ed il calcolo della ritenuta da applicare secondo le caratteristiche fiscali del soggetto percipiente.

A valle di questa attività, è poi necessario creare le lettere con le comunicazioni agli investitori (veicolate via posta, email/PEC o portale clienti). In molti casi tale funzionalità, a volte importante in termini dimensionali, segue processi totalmente manuali che vanno dalla creazione delle lettere in Word (basata su database partecipanti gestiti dal già citato foglio di calcolo), trasformazione in PDF, firma interna ed invio via posta, email o PEC agli investitori. In alcuni casi questo processo richiede un impegno considerevole di risorse (anche per una corretta 4-eyes validation).

Potenziali soluzioni

Volendo sfatare questo mito, esistono sul mercato molteplici soluzioni software che, oltre a gestire il NAV e la contabilizzazione di tali fondi, in maniera totalmente integrata, gestiscono senza problemi i calcoli di ripartizione delle capital call e delle distribuzioni secondo le regole più disparate, e tali soluzioni prevedono anche la possibilità di implementarne di nuove, custom per il cliente.

Per quanto riguarda le comunicazioni agli investitori, l’intero processo di creazione, firma e trasmissione può essere automatizzato completamente da una soluzione software opportunamente definita che parta dal sistema dei partecipanti precedentemente citato come soluzione tecnologica e si concluda con l’invio delle comunicazioni via email o PEC, o con il deposito delle stesse su un “client portal” dedicato (il tutto è già integrato).

Pagamenti automatici massivi


Attività e criticità operative comuni

In caso di distribuzioni di proventi o di capitale, il canale di comunicazione tra la società di gestione e la banca depositaria è necessario all’istruzione dei pagamenti in bulk verso gli investitori. La criticità più comune che vediamo in tal senso è, data la gestione a volte pressoché manuale utilizzando i suddetti fogli di calcolo, l’assenza di un canale di comunicazione strutturato su cui far viaggiare flussi automatici con le istruzioni di pagamento massive, a cui può aggiungersi la mancanza, lato SGR, di un database partecipanti digitale ed aggiornato costantemente (vedi aggiornamenti anagrafiche ed IBAN).

Potenziali soluzioni

Tutte le banche depositarie sono in grado di effettuare pagamenti in bulk verso i partecipanti, ma quello che spesso manca è la ricezione massiva delle istruzioni di pagamento dalle società di gestione; le banche depositarie hanno molteplici soluzioni per automatizzare tale processo istruttivo. È quindi fondamentale interfacciare le controparti affinché si realizzi un canale informatico dedicato a questo scopo, stabile e scalabile che eviti ogni intervento manuale.

Reportistica


Attività e criticità operative comuni

La produzione dei rendiconti ufficiali e di tutta la reportistica per i partecipanti è solo apparentemente un’attività a basso valore aggiunto. Ogni investitore, soprattutto quello istituzionale, potrebbe avere bisogno infatti di un tipo di rendicontazione differente, che vada oltre i classici report di performance e position keeping dettati da Banca d’Italia, e che possa essere veicolata al proprio interno tra i vari organi di governance ed amministrazione.

Oggigiorno persiste ancora una grande attività manuale in tal senso per la creazione di reportistica ad hoc per specifici investitori.

Potenziali soluzioni

Le soluzioni alternative su questo fronte sono molteplici, e dipendono dalla capacità implementativa su cui i dipartimenti IT possono contare. Un estremo è l’implementare in-house di una soluzione end-to-end in cui, a valle di un dump massivo in un datawarehouse proprietario di dati provenienti dal fund accounting, vengono implementate soluzioni di query e report builder. In alternativa, le soluzioni tecnologiche esterne precedentemente menzionate possiedono già un report builder tool collegato ad un “client portal” dedicato (o a quello della società di gestione).

Come Parva Consulting stiamo lavorando ad una serie di progetti che si occupano di tale argomento.

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