Pre-closing e data room

Attività e criticità operative comuni

Un’attività cruciale nella fase di pre-closing è la gestione della documentazione da/verso gli investitori. Senza raccolta fondi, nessun investimento può essere realizzato, ed è per questo che le attività di pre-funding e fund-raising devono essere svolte in maniera lineare, efficiente e soprattutto trasparente agli occhi degli investitori.

Oggi molte società d’investimento operano attraverso un modello basato su un continuo scambio di email e/o PEC con i propri potenziali investitori, fornendo la documentazione che espone l’idea di business con l’indicazione del range di capitale necessario alla messa a terra della stessa ed ogni altra informazione sulla strategia di investimento. Questo modus operandi è certamente poco efficiente, poco client-friendly, ed ha anche la pecca di non avere un repository centrale digitalizzato ad accesso comune e riservato per l’archiviazione e conservazione della documentazione fornita e per la sua evoluzione, includendo lo stato di avanzamento delle sottoscrizioni. L’informatizzazione di tale interscambio sarebbe prodromica alla digitalizzazione dell’onboarding del cliente (inclusivo del servizio di firma digitale e condivisione dei documenti personali informatizzati).

Potenziali soluzioni

La soluzione più immediata è la digitalizzazione dell’intera fase di pre-closing attraverso l’adozione di una “data room” (ad accesso limitato e segregato) funzionale a tutta la fase di raccolta (la preparazione e la distribuzione del materiale di marketing, la condivisione dell’information memorandum, le comunicazioni relative agli incontri con i potenziali investitori, la preparazione della documentazione legale), a cui poter affiancare contatti dedicati agli investitori più esigenti (chat personalizzate o video chat) tipiche dei migliori servizi di advisory.

I clienti che non hanno la necessaria capacità tecnologica implementativa possono valutare e confrontare le soluzioni offerte dai fornitori di servizi specializzati, alcune già disponibili sul mercato, altre in fase di sviluppo.

La presenza di una data room dà valore alla società di gestione, che può accrescere la propria percezione sul mercato come player che investe nella “Client Experience”.